Neste artigo explico como avaliar se contratar uma assessoria de viagens faz sentido financeiramente para sua empresa, com indicadores práticos e um roteiro de decisão, por Alex Moises Malca Lopes da Silva, fundador da Fora de Hora Viagens.
Por que avaliar financeiramente a terceirização de viagens
Decidir entre manter a gestão de viagens internamente ou terceirizá-la envolve mais do que comparar tarifas aéreas. A terceirização impacta custos diretos, produtividade dos colaboradores, compliance e o risco operacional das viagens. Uma avaliação financeira completa considera tanto as economias tangíveis quanto as reduções de custos indiretos, e a capacidade da assessoria de transformar dados em decisões estratégicas.
Quais são as principais fontes de economia com uma assessoria de viagens
Uma assessoria experiente pode gerar economia em diferentes frentes. Identifique e mensure as seguintes fontes para entender o ganho financeiro real.
Economias diretas
- Negociação de tarifas e acordos, com acesso a tarifas corporativas e condições melhores que as de consumo final.
- Consolidação de fornecedores, reduzindo custos administrativos e obtendo benefícios por volume em hospedagem e transportes.
- Política de viagens eficaz, que evita gastos desnecessários com upgrades não autorizados e reservas fora de política.
Economias indiretas e reduções de risco
- Redução do tempo perdido em processos de reserva e aprovação, liberando colaboradores para atividades produtivas.
- Menor exposição a imprevistos graças a suporte 24/7 e gestão de crises, reduzindo custos com remarcações de última hora e perdas operacionais.
- Melhoria na conformidade fiscal e de reembolsos, com integração a sistemas de despesas e relatórios que evitam lançamentos incorretos.
Terceirizar a gestão de viagens gera economia real quando reduz custos diretos e indiretos e aumenta a produtividade do viajante, não apenas quando entrega tarifa mais baixa.
Indicadores e a fórmula para calcular o retorno financeiro
Para avaliar o retorno sobre investimento (ROI) da assessoria de viagens, use indicadores claros e consistentes. Aqui estão os principais e como calculá-los.
Principais KPIs
- Custo por viagem, somatório de passagens, hospedagem, transporte e diárias dividido pelo número de viagens no período.
- Percentual de conformidade com a política, proporção de reservas feitas dentro das regras corporativas.
- Taxa de autoatendimento versus reservas geridas, para avaliar eficiência operacional.
- Savings report, economia operacional negociada e comprovada pela assessoria comparada ao baseline anterior.
- Tempo médio de gestão por viagem, para quantificar ganho de produtividade interno.
Como montar o cálculo de ROI
Use uma planilha simples com duas colunas principais: custos atuais internos versus custos projetados com a assessoria. Some também os impactos indiretos monetizados, como horas trabalhadas recuperadas e redução de remarcações. A fórmula básica é:
ROI (%) = (Economia anual estimada - Custo anual da assessoria) / Custo anual da assessoria x 100
Não é preciso adivinhar valores. Faça medições em um período-piloto de 3 a 6 meses para projetar anualmente e ajustar as premissas de produtividade e economia.
Quando faz mais sentido contratar uma assessoria de viagens
Existem sinais práticos que indicam que sua empresa provavelmente terá retorno financeiro ao terceirizar a gestão de viagens. Considere contratar quando:
- Sua empresa realiza viagens com frequência média a alta, ou o volume está crescendo.
- Há falta de controle sobre gastos com viagens e alto percentual de reservas fora da política.
- Equipe interna passa tempo relevante gerenciando reservas e imprevistos.
- Você precisa de suporte contínuo, especialmente fora do horário comercial, para reduzir riscos operacionais.
- Há necessidade de relatórios consolidados para tomada de decisão estratégica sobre deslocamentos.
Como escolher uma assessoria e próximos passos
Para tomar a melhor decisão, avalie fornecedores com foco em serviços sob medida e indicadores claros. Algumas etapas práticas:
- Solicite um diagnóstico gratuito ou piloto para medir baseline e ganhos reais.
- Verifique casos e referências em viagens corporativas e suporte 24/7.
- Peça demonstração das ferramentas de reporte e integração com seu sistema de despesas.
- Defina SLAs claros para tempos de resposta e gestão de emergências.
- Estabeleça métricas e calendário de revisão trimestral dos resultados.
Se quiser, a Fora de Hora Viagens, liderada por Alex Moises Malca Lopes da Silva, pode ajudá-lo com um diagnóstico sem compromisso, com foco em identificar economias reais e mapear KPIs que fazem sentido para sua operação.
