Ao contratar uma assessoria de viagens é fundamental fornecer um briefing completo para que o planejamento seja eficiente e a proposta reflita suas necessidades. Este FAQ apresenta as perguntas essenciais que usamos na Fora de Hora Viagens.
O que uma assessoria de viagens precisa saber sobre você
Para oferecer viagens sob medida precisamos de informações pessoais e preferências que impactam todas as decisões, desde escolha de voos até experiências no destino.
Dados básicos e contato
- Nome completo tal como consta em documentos, telefone e e-mail de contato.
- Documento de viagem (passaporte, RG), validade e necessidade de vistos.
- Preferência de contato e horários para retorno, lembrando do nosso suporte 24/7.
Preferências de viagem
- Tipo de hospedagem preferida, como hotéis boutique, redes tradicionais ou aluguel por temporada.
- Classe aérea desejada e tolerância a escalas ou conexões.
- Interesses para experiências, por exemplo gastronomia, cultura, natureza ou eventos específicos.
- Preferências alimentares, restrições e necessidades de acessibilidade.
Informações práticas e logística que facilitam o planejamento
Detalhes sobre calendário, flexibilidade e companhia de viagem permitem otimizar tarifas e itinerários.
Datas e flexibilidade
- Datas exatas de ida e volta ou janelas de viagem com flexibilidade.
- Se existe possibilidade de ajustes de 1 a 3 dias para reduzir custos ou melhorar conexões.
Transporte e conexões
- Preferência por aeroportos alternativos na origem ou no destino.
- Necessidade de traslados privados, aluguel de carro ou transporte corporativo.
Orçamento, prioridades e restrições para viagens sob medida
Entender prioridades e limites é essencial para que a assessoria entregue opções que façam sentido financeiro e de experiência.
Prioridades
- O que é mais importante: tempo de viagem, conforto, custo ou experiência exclusiva.
- Atividades que não podem faltar no roteiro, por exemplo reuniões, visitas técnicas ou passeios imperdíveis.
Restrições
- Limitações de saúde ou mobilidade.
- Políticas corporativas aplicáveis em viagens de negócios, como classes permitidas ou hotéis homologados.
Um briefing claro reduz retrabalho e garante que sua assessoria de viagens entregue uma proposta alinhada ao que realmente importa.
Perguntas específicas para viagens corporativas e gestão de viagens
Viagens de negócios exigem informações adicionais para conformidade, controle e continuidade operacional.
- Políticas internas de viagem e aprovação necessária.
- Preferência por faturas centralizadas, relatórios de despesas e integração com sistemas de gestão de viagens.
- Contato de emergência na empresa e instruções para casos de alteração de agenda.
Como enviar seu briefing e o que esperar da assessoria de viagens
Organizar as respostas facilita o trabalho do consultor e acelera a entrega das propostas.
Formato recomendado
- Preencha um formulário padrão da assessoria ou envie um e-mail com as respostas em tópicos.
- Anexe documentos úteis, como cópia de passaportes, políticas corporativas, e convites para eventos.
- Indique prazos para receber opções e eventuais janelas para decisões.
O que a assessoria fará com seu briefing
A partir do briefing a consultoria monta opções de passagens aéreas, hospedagem, logística de traslados e experiências, sempre priorizando alinhamento com suas necessidades e oferecendo alternativas com justificativa técnica.
Se preferir, minha equipe na Fora de Hora Viagens, liderada por Alex Moises Malca Lopes da Silva, pode enviar um checklist pronto para agilizar seu envio de informações.
Pronto para avançar com um briefing personalizado? Entre em contato e agendamos uma conversa inicial para entender suas necessidades e montar propostas sob medida.
